Agile Methoden - Vorteile für Ihr digitales Projekt

Agile Methoden und Prozesse haben derzeit Hochkonjunktur: Vor dem Hintergrund zunehmender Komplexität in der Arbeitswelt zielen agile Arbeitsweisen darauf ab, umfangreiche Aufgaben in handelbare Arbeitspakete zu zerlegen, Lösungs- und Entscheidungsprozesse zu vereinfachen und flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren. Wir zeigen auf, was agile Methoden auszeichnet, wie wir sie einsetzen und welche Vorteile sie sowohl für uns als auch für unsere Kunden mit sich bringen.

Besprechung agiler Methoden bei Scrum Meeting

Warum agile Methoden und was ist eigentlich anders am agilen Arbeiten?

Agilität steht für Wendigkeit und Beweglichkeit. Und genau diese Beweglichkeit zeichnet agile Methoden und Prozesse aus - starre und festgeschriebene Prozessabläufe kommen bei ihnen nicht vor. Vielmehr stehen bei agilen Methoden Selbstorganisation, Flexibilität und die Kompetenz der einzelnen Mitarbeiter im Mittelpunkt. Ihren Ursprung haben sie in der Software-Entwicklung – genauer gesagt im Agilen Manifest von 2001. Darin überlegten sich Software-Entwickler, wie sie in Zukunft besser und effizienter arbeiten wollen. Die folgenden drei Prinzipien aus dem agilen Manifest schauen wir uns genauer an:  

  • Individuen und Interaktionen – mehr als Prozesse und Werkzeuge
  • Reagieren auf Veränderung – mehr als das Befolgen eines Plans
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden – mehr als Vertragsverhandlung

Menschen vor Prozesse und Werkzeuge: Das Wissen der Mitarbeiter nutzen

Lange Prozessketten, zum Beispiel Freigabe- und Genehmigungsprozesse beim Einkauf von Material und Dienstleistungen, sind in vielen Unternehmen verbreitet. Auf Budgetrunden der Fachbereiche folgen oft langwierige Ausschreibungen, Entscheidungen erfolgen oft über mehrere Hierarchie-ebenen. Die Spielregeln solcher Prozessketten lassen kaum Spielräume zu, die Bewertungskriterien für den Einkauf von Büromaterial unterscheiden sich oft nicht von dem Einkauf komplexer Software- und Beratungsleistungen und nehmen unserer Erfahrung nach die Geschwindigkeit aus Digital-Projekten. Darüber hinaus ist nicht sichergestellt, dass am Ende die bestmögliche Lösung für das Unternehmen herauskommt. Entscheider und Gatekeeper – das Management oder der zentrale Einkauf – haben oft nicht die Hintergründe, um diese Angebote zu bewerten.

Agilität in Unternehmen: Abkehr von starren Prozessen

Agil arbeitende Unternehmen sind hier vor allem deswegen schneller, weil sie davon ausgehen, dass die Mitarbeiter in den Fachbereichen am besten verstehen, was sie brauchen und ihre Mitarbeiter ermutigen sich aktiv einzubringen. Zwar gibt es auch in agilen Unternehmen Hierarchieebenen, Budgets und Entscheider, diese können aber freier und losgelöster von starren Prozessen agieren und stimmen sich oft im direkten Austausch miteinander ab.

  

Materialien für Scrum Meeting

Das heißt für uns im Alltag, dass jeder Mitarbeiter Veränderungen anstoßen kann, wenn er denkt, dass wir als Unternehmen, der Kunde oder das jeweilige Projekt davon profitieren. Der Mitarbeiter spricht direkt mit denjenigen, die von der Veränderung betroffen wären, holt sich deren Feedback und kann mit dem abgestimmten Vorschlag auf die Geschäftsführung zugehen bzw. diese dem Kunden vorstellen. Wichtig hierbei sind regelmäßige Abstimmungen auf Team- oder Unternehmensebene bzw. zwischen dem Projektteam und dem Kunden. Hierbei wird jeder Mitarbeiter explizit befragt, ob es aus seiner Sicht etwas gibt, was man noch besser machen könnte und wie das weitere Vorgehen aussehen sollte.

Reagieren auf Veränderungen: mehr als das Befolgen eines Plans

Im herkömmlichen "Wasserfallmodell" erfolgt die Projektarbeit in aufeinanderfolgenden Phasen. Wenn die eine Phase abgeschlossen ist, folgt die nächste, in die die Ergebnisse der vorherigen Phase einfließen. Bei dieser Methode planen die Verantwortlichen im Vorfeld alle Handgriffe, Meilensteine und Projektschritte – vom Start bis zum Launch. Jeder einzelne Aspekt des Projektes wird beleuchtet, analysiert und wie in einem Lastenheft ein Festpreis zugeschrieben. Dieses Vorgehen bedeutet, dass sich der Projektstart verzögert, weil zunächst ein komplexer Plan detailliert aus- und schließlich Punkt für Punkt abgearbeitet wird.

Was aber passiert, wenn im Laufe des Projektes neue Erkenntnisse oder unerwartete Probleme auftreten? An dieser Stelle macht das „Wasserfallmodell“ das Reagieren auf Veränderungen schwer. Einen einmal entworfenen Projektplan anzupassen, kostet Zeit und Geld. Da die nächste Phase erst dann starten kann, wenn die vorherige beendet ist, nimmt auch das strikte Abarbeiten der einzelnen Phase unnötig Zeit in Anspruch. Hinzu kommen eventuelle Urlaubs- und Krankheitstage.  Im schlimmsten Fall kommt es derart zu Verzögerungen, dass das Produkt der Wettbewerbssituation nicht gerecht wird und entscheidende technische Neuerungen nicht mehr berücksichtigt werden können.

Agile Methoden vs. klassisches Projektmanagement

Agile Methoden wie Scrum, Kanban, Design Thinking und Co. sind ein Gegenentwurf zum klassischen Projektmanagement. Statt allzu detaillgenauer Planung nutzen wir klare Ziele und Leitlinien, um schneller zu starten und im Entwicklungsprozess sowohl auf Veränderungen als auch neue Erkenntnisse flexibel zu reagieren. Daher setzen wir bei agilen Projekten auf kurze, überschaubare Arbeitspakete ("Sprints") und einen regelmäßigen und kurzen Austausch zum Projektfortschritt ("Daily").

Sprintplanung bei Scrum Daily

Alle neuen Aufgaben notieren wir in einem "Backlog" und die aktuellen Aufgaben im sogenannten "Sprint Backlog". So können sich die einzelnen Teams selbst einteilen, wie sie am besten diese Backlogs abarbeiten. Statt starrer Pläne und vorgegebener Abläufe sorgt die Freiheit des Teams, sich selbst zu organisieren, für mehr Effizienz. In diesen Prozess ist der Kunde transparent eingebunden, er kann Einfluss auf die Priorisierung der Aufgaben nehmen oder bei Sprint-Meetings neue Anforderungen eingeben.     

Durch diese Freiheit tragen das Projektteam und seine Mitglieder die Verantwortung für ihr Vorgehen und übernehmen die detaillierte Planung. Da manche Punkte erst während der Umsetzung geklärt werden können, eignet sich die agile Vorgehensweise besonders für komplexe Projekte. Denn die Abarbeitung erfolgt in kleinen Teilschritten. So können wir auf offensichtliche und notwendige Korrekturen, die man bei Projektbeginn noch nicht ahnt, schnell und flexibel reagieren. Auch die Berücksichtigung kurzfristiger Veränderungen im Wettbewerb stellen somit kein Problem dar. So entwickeln wir ein Produkt, das auf die Wettbewerbssituation, die Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten ist. 

Zusammenarbeit mit dem Kunden: mehr als Vertragsverhandlung

Wie aber gestaltet man das Vertragswerk für ein agiles Projekt? Beim herkömmlichen Vorgehen bepreist der Dienstleister ein Lastenheft und das darin definierte Werk. Treten Veränderungen im Projektverlauf auf oder passt die ursprüngliche Definition nicht zu den Erfordernissen für das Projekt, wird ein Prozess von sogenannten Change-Requests in Gang gesetzt. Diese sorgen oft für Stopper im Projekt und verursachen mehr Kommunikationsaufwände.

Für agile Projekte haben sich unserer Erfahrung nach die Verwendung agiler Budgets – auch oft als agiler Festpreis bezeichnet -  bewährt. Dazu wird in einer Initialisierungsphase über Workshops gemeinsam der Umfang (Scope) des Projekts erstmalig definiert und ein Prototyp erarbeitet. Der Dienstleister gibt einen Erwartungskorridor an, es wird gemeinsam wird eine Budgetgrenze, ein grober Projektplan und zu erbringende Projektabschnitte (Deliverables) definiert. Nachdem die groben Anforderungen stehen, findet die Feinspezifizierung und Priorisierung der Aufgaben im Projekt statt.

Der Kunde ist Teil des Teams

Agile Methoden schaffen dabei Transparenz nach außen und nach innen. Wir machen die einzelnen Aufgaben und die Prozessabläufe dem Kunden gegenüber z.B. über ein gemeinsames Ticketssytem sichtbar. Der Kunde hat zudem die Möglichkeit, an regelmäßigen Austausch- und Zusammenarbeitsformaten – wie Stand-ups, Prototyping und Reviews – teilzunehmen. Auf diese Weise integrieren wir den Kunden in unser Team, er erhält Einsicht in die Entwicklungsstände, kann Zwischenergebnisse abnehmen und neuen Input liefern.

Timeline für Entwicklungsstände im agilen Projekmanagement

Der aktuelle Bearbeitungsstand des Projekts ist somit für ihn transparent gestaltet. Die kurzen Kommunikationswege mit dem Projektteam führen dazu, dass Missverständnisse vermieden und Details direkt geklärt werden. Vor allem intensivieren wir die Kommunikation zwischen Kunden und Team, der Kunde ist nicht mehr "Beobachter" sondern nimmt proaktiv am Entwicklungsprozess teil.

Fazit: Die Vorteile agiler Methoden auf einen Blick

Scrum, Kanban, Design Thinking und Co. – die agilen Arbeitsweisen haben längst Einzug in Agenturen und Unternehmen gehalten. Grundsätzlich sollte aber für jedes Projekt individuell entschieden werden, welches Vorgehensmodell am besten zu den Anforderungen und zum Kunden passt. Ein wesentlicher Punkt, der für agile Methoden spricht, ist es, dass wir im Team regelmäßig prüfen, ob die verwendete Methode dem Projekt einen Vorteil bringt. So können wir Probleme, die den Projektfortschritt hemmen, zügig lösen. Darüber hinaus macht die zwischenmenschliche Wertschätzung einen wichtigen Bestandteil der Teamarbeit in agilen Projekten für uns aus. Denn jedes Mitglied ergänzt das Team mit seinem Können, kann sich aktiv einbringen und Veränderungen auf allen Ebenen anstoßen. Gleichzeitig sind die Kunden von Anfang in den Entwicklungsprozess integriert und werden Teil des Teams. 

Für unsere Kunden ergeben sich aus diesem Vorgehen grundlegende Vorteile:

  • Schneller Projektstart, da zu dessen Beginn nicht alle Details bereits festgelegt und entschieden sein müssen.
  • Direkter Einfluss auf den Projektverlauf durch die Teilnahme an Meetings, Usability-Tests, Sprint-Planungen und persönliche Abnahme von Sprint-Ergebnissen.
  • Effektivere Arbeitsabläufe und hohe Flexibilität gegenüber geänderten Wettbewerbsanforderungen, Kunden- und Nutzerbedürfnissen.
  • Fehler werden in einem frühen Stadium des Projekts erkannt und behoben.
  • Ergebnisse, die auf Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten sind.
  • Schnelle Ergebnisse und geringe Zeit bis zur Markteinführung (Time-to-Market) 

Die genannten Punkte führen dazu, dass agile Projekte oftmals am besten zum Ziel führen. Denn unsere Kunden erhalten die Möglichkeiten, ihr digitales Projekt mitzugestalten, zu testen und zu verändern. Vor allem aber verschaffen wir ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil: Wir starten unsere Projekte zügig, setzen sie effizient um und entwickeln mit ihnen gemeinsam digitale Produkte, die Nutzer wirklich brauchen. 

Was können wir für Sie tun?

Sie möchten ein digitales Projekt verwirklichen? Dann kontaktieren Sie uns. Als verlässlicher Partner bieten wir interaktive Markenerlebnisse und digitale Komplettlösungen aus einer Hand.

Ihr Ansprechpartner

Marcus Völkel
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Usability Tests: Marcus Völkel ist seit 20 Jahren Experte für Usability Web Design und Konzeption und ist Mitglied der Geschäftsleitung von interactive tools.