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Homeoffice: Tipps und Erfahrungen zum Arbeiten von zu Hause

Wir bei interactive tools machen schon seit einigen Jahren gute Erfahrungen mit Homeoffice, doch dass fast alle Kolleg*innen von zu Hause arbeiten, ist auch für uns neu. Wir sammeln und teilen hier unsere Erfahrungen und Tipps nach fast einem Jahr remotem Agenturbetrieb.

Wir freuen uns in dieser Zeit besonders über den Austausch mit unseren Kund*innen, Partner*innen und Mitarbeiter*innen. Alle machen gerade neue Erfahrungen und lernen schnell dazu. Fragen und Tipps aller Art sind bei uns willkommen!

Arbeitsfähig bleiben: Die Basics für funktionierendes Homeoffice

Wir wissen, was wir tatsächlich brauchen, um arbeiten zu können. Jetzt müssen wir sicherstellen, dass alle dazu Zugang haben – auch aus dem Homeoffice. Das bedeutet für uns:

Hardware – Wir stellen sicher, dass alles zu Hause ist, was benötigt wird, um produktiv arbeiten zu können.
Laptops, iMacs, PCs, Smartphones, Mäuse, Tastaturen, Bildschirme, Smartpads, Kopfhörer, Mikrofone
Software – Wir stellen sicher, dass alle Programme funktionieren, VPNs installiert sind und alle Zugriff auf wichtige Daten haben.
Netzwerk (VPN), Messenger (Teams, Slack), Meeting-Tools (Skype, GoogleMeet), Arbeits-Tools (GitLab, Adobe Creative Cloud, Sketch, Microsoft Office), Kooperations-Tools (Miro, Mural)
Kommunikation – Wir stellen sicher, dass die Kommunikation untereinander und mit unseren Kundinnen und Kunden nicht leidet.
Remote Dailys, Video-Calls, Team-Chats, E-Mail-Verteiler, Jira-Tickets, Confluence

So funktionieren remote Meetings: Wichtige Regeln und Tricks für effektive virtuelle Gruppentermine

Wir haben verschiedene Erfahrungen mit Konferenz- und Videocalls gemacht. Diese Maßnahmen funktionieren für uns gut:

Pünktlichkeit: Besonders für unsere Kund*innen möchten wir regulär verfügbar sein. Das bedeutet, dass wir auch bei remote Meetings auf Pünktlichkeit achten und nicht lange auf Nachzügler warten.
Nur eine*r spricht: Übertragungsverzögerungen und Echos machen das gleichzeitige Reden schwer. Unsere Regel daher: Es spricht immer nur eine*r!
Moderatoren für größere Runden: Bei Gruppengrößen ab fünf Personen benötigen wir Moderation für Calls. Ein Teammitglied führt durch die Agenda, übergibt das Wort und fasst final Erkenntnisse und Festlegungen zusammen. Ab zehn Personen empfehlen sich zwei Moderator*innen.
Mute wenn möglich: Wir machen die Erfahrung, dass Konferenzverbindungen stabiler sind, wenn alle, die nicht reden, ihren akustischen und visuellen Input muten. Das heißt, Video und Mikrofon aus- bzw- stummschalten.
Paralleler Chat: Fragen und Notizen können gemeinsam in einem Chatfenster gesammelt werden. So gehen keine Impulse verloren und Fragen können nach und nach adressiert werden.
Workshops aus dem Homeoffice sind möglich: Wir realisieren Workshops durch das Abfilmen von Whiteboards/Flipcharts. Wir nutzen kleine Tafeln und halten Post-its in die Kamera vor dem Anpinnen. Tools für digitales Pinnen von Notizzetteln testen wir aktuell. Präsenationen laufen problemlos über Screensharing.

Tools voll ausnutzen: Wir experimentieren mit den Funktionalitäten unserer Programme

Jetzt können unsere Hilfsmittel zeigen, was sie können! Wir testen gerade alle möglichen Funktionen, die wir vorher vielleicht noch nicht genutzt haben. Wofür ist dieser Button eigentlich gut?

Einige Kolleg*innen nutzen zum ersten Mal die Statusmeldung bei Microsoft Teams, um den anderen mitzuteilen, wann sie konzentriert arbeiten, wann sie Pause machen und wann sie verfügbar sind.
Wir exportieren Chat-Protokolle, um Video-Konferenzen zu dokumentieren.
Fernwartung über TeamViewer: Unser IT-Support kann mithilfe des TeamViewers, wenn nötig, auf alle Rechner zugreifen. So können überall DNS Chaches gelöscht, Router neu konfiguriert und falls nötig sogar der IE 11 installiert werden.
Neue Tools, die wir vorher nicht genutzt haben, wie Miro oder Mural, werden aktuell gemeinsam getestet.

Remote Kulturpflege: So halten wir unseren Teamgeist am Leben

Der Kern von interactive tools sind die Menschen und die Gemeinschaft. Wenn alle allein zu Hause vor dem Bildschirm sitzen, wird es schwer, diesen Spirit zu spüren. Daher setzen wir auf einige Rituale, die unseren Team-Geist nähren.

Offene Dailys: Jeden Morgen können alle, die wollen, am Agentur-Call um 9 Uhr teilnehmen. Wir besprechen den Stand der Lage, tauschen uns aus, stellen Fragen, rufen nach Hilfe, regen uns auf, beruhigen uns und checken, wie es den anderen geht.
Austausch über Teams: Microsoft Teams ist aktuell unsere Plattform für Diskussionen, Statements, Updates, Fragen, Sorgen, Annekdoten und Witze. Alles, was wir sonst in Meetings oder im Korridor kommunizieren, findet aktuell bei Teams statt.
Virtuelle Kaffeepausen: Einige treffen sich mit einer großen Tasse Kaffee zum zehnminütigen Kaffeepäuschen. Was in der Agenturküche schon zu kreativen Ideen geführt hat, hilft uns auch im Homeoffice.
Remote Yoga: Unser Yogakurs findet weiterhin regulär montags und mittwochs statt – per Videoübertragung.
Verständnis: Alle Kolleg*innen haben aktuell unterschiedliche, herausfordernde Bedingungen unter denen sie arbeiten müssen. Ob zwei Kinder oder drei Hunde im Haus: Viele sehen sich mit Herausforderungen konfrontiert. Was wir uns gegenseitig geben können, ist Verständnis, Geduld und Mitgefühl. Hier stellen wir aktuell zum Glück keine Lieferengpässe fest.

Das Wichtigste zum Schluss: Gesund bleiben – körperlich und geistig

Das Wichtigste für uns: Alle Kolleg*innen bleiben gesund. Neben den Maßnahmen, die die Bundesregierung empfiehlt, geben wir zusätzliche Tipps zum Selbstschutz in den eigenen vier Wänden:

Ruhe bewahren: Die meisten Unfälle passieren im Haushalt. Da wir jetzt alle zu Hause sind, sollten wir es besonnen und ruhig angehen. Besonders mit Kindern im Haus kann das schwierig werden. Wir bei interactive tools arbeiten ruhig und konzentriert weiter. Das bedeutet auch Nachsicht im Umgang mit den anderen.
Auf Hygiene achten: Händewaschen und regelmäßiges Abwischen von Oberflächen, kranke Menschen meiden.
Auf Psycho-Hygiene achten: Einen designierten Arbeitsplatz schaffen, möglichst reguläre Arbeitszeiten einhalten (inkl. Feierabend), Pausen machen, Fokus-Arbeitszeiten ohne Ablenkungen realisieren.
Keine Live-Berichterstattung schauen: Wir empfehlen unseren Mitarbeiter*innen nicht, den Corona-Live-Ticker zu verfolgen. Lenkt ab und macht verrückt.

Was können wir für Sie tun?

Sie möchten ein digitales Projekt verwirklichen? Sie möchten sich über die aktuelle Situation austauschen? Dann kontaktieren Sie uns.

Ihr Ansprechpartner

Klaus Cloppenburg
Geschäftsführung
Fon +49 30 72 62 77 - 900

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