Aus Altsystem wird Zukunftsplattform: So gelingt der Weg vom Legacy System zum modernen CMS

1 | Was ist ein Legacy System?

Ein Legacy System bzw. Altsystem ist der Definition von Gartner nach ein IT-System, das zwar auf veralteten Technologien basiert, aber für den täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung ist. Der Begriff umfasst sowohl veraltete Software als auch Hardware.

Hinweis: Der Begriff “Legacy” hat an sich nichts mit IT zu tun, sondern kann mit den Übersetzungen „Vermächtnis“, „Erbe“ und “Erbschaft” positiv und mit “Hinterlassenschaft” oder “Altlast” auch sehr negativ konnotiert sein.

Im IT-Kontext wird der Begriff „Legacy“ mit „Altlast“ übersetzt, was die Herausforderungen solcher Systeme verdeutlicht: Seit ihrer Einführung haben sich die organisatorischen, technischen und marktspezifischen Rahmenbedingungen stark verändert – die IT-Infrastruktur wurde kontinuierlich angepasst und gewartet, oft mit zunehmender Komplexität.

Gleichzeitig sind diese historisch gewachsenen IT-Systeme oft tief in Geschäftsprozesse integriert und bilden das Rückgrat der betrieblichen Abläufe.

Doch auch wenn sie scheinbar zuverlässig arbeiten, gibt es gute Gründe für eine Ablösung des Altsystems. Denn veraltete Software kann mit den heutigen Anforderungen an Flexibilität, Sicherheit und Integrationsfähigkeit nicht mehr Schritt halten. Gartner schätzt Legacy Systeme und Anwendungen sogar als “kritisch für den täglichen Betrieb” ein, weshalb eine schrittweise Ablösung oft unumgänglich ist.

Der strategische Systemwechsel ist also mehr als eine technische Migration.  

Er ist ein entscheidender Schritt zur digitalen Resilienz. 

3 | Was sind Beispiele für ein Legacy System?

Von älteren Betriebssystemen wie Windows XP, Vista und 7 über Großrechner, COBOL-Anwendungen, alte ERP-Systeme und alte Datenbanksysteme bis zu kundenspezifischen Systemen – Legacy Systeme und Anwendungen können jeden Baustein eines IT-Systems betreffen. 

Viele Unternehmen arbeiten noch mit veralteten Content Management Systemen (CMS), die bei der Verwaltung von Artikeln, redaktionellen Inhalten und digitalen Medien an ihre Grenzen stoßen. Ihnen fehlen Funktionen wie Personalisierung und Multichannel-Publishing, die für eine zeitgemäße digitale Kommunikation essenziell sind.

Auch im Bereich der Betriebssysteme zeigt sich dieses Problem: Systeme wie Windows XP oder Windows 7 sind in einigen Unternehmen weiterhin im Einsatz – trotz fehlender Sicherheitsupdates und wachsender Risiken.

Ein weiteres Hindernis für eine zukunftssichere IT-Landschaft sind veraltete Datenbankmanagementsysteme, die kritische Unternehmensdaten speichern, aber oft nicht mit modernen Analysetools kompatibel sind. 

Diese und viele weitere Legacy Systeme und Anwendungen sind oft weiterhin im Einsatz, da sie – zunächst –zuverlässig funktionieren und kritische Geschäftsprozesse unterstützen.

4 | Warum ist Legacy Software noch im Einsatz?

Management-Entscheidungen zum Umgang mit Altsystemen sind aus guten Gründen herausfordernd.  

Denn Legacy Systeme sind nicht nur tief in die internen Prozesse eines Unternehmens eingebunden.

Sie tragen auch wertvolles Know How, das in ihrer Entwicklung und Wartung steckt. Legacy Code (veralteter oder schlecht wartbarer Quellcode) beispielsweise ist oft schwer nachvollziehbar und gleichzeitig unzureichend oder gar nicht dokumentiert, was es schwierig macht, ihn zu verstehen, zu bearbeiten oder zu erneuern.

Hinzu kommen weitere Faktoren, die die Hürden für eine Erneuerung erhöhen: die Abhängigkeit von Drittsystemen, die Angst vor hohen Kosten und mögliche Risiken bei der Datenmigration.

Auch wenn die Auswirkungen eines zu langen Wartens gravierend sein können – all diese Gründe tragen dazu bei, dass viele Unternehmen weiterhin auf ihre bestehenden Legacy Systeme setzen, trotz der offensichtlichen Nachteile. 

5 | Herausforderungen: Die größten Probleme, die durch Altsysteme verursacht werden

• Sicherheitsrisiken: Viele Legacy-Systeme werden nicht mehr regelmäßig aktualisiert, was sie anfällig für Cyberangriffe macht. Sicherheitslücken bleiben oft unentdeckt oder können nicht mehr gepatcht werden. Dies kann zu Datenverlust, Systemausfällen und rechtlichen Konsequenzen führen

• Probleme beim Datenschutz: Legacy Software birgt erhebliche Probleme bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO, beispielsweise in Bezug auf die Speicherung, die Verarbeitung, den Transfer und die korrekte Verschlüsselung, Anonymisierung oder Löschung von personenbezogenen Daten. Zusätzlich erschweren Altsysteme die Integration moderner Sicherheitsfunktionen und die Einhaltung aktueller Compliance-Anforderungen. Dies führt zu erhöhten Sicherheitsrisiken und potenziellen rechtlichen Konsequenzen für Unternehmen. 

• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Legacy Systeme stoßen bei wachsendem Datenvolumen und neuen Anforderungen schnell an ihre Grenzen. 

• Hohe Wartungkosten: Die Kosten für Wartung und Betrieb von Legacy Systemen steigen im Laufe der Zeit exponentiell an, da Ersatzteile und Expertenwissen schwer zu finden sind. Ein Beispiel hierfür ist Legacy Code, der oft über Jahre hinweg durch verschiedene Entwickler verändert wurde, ohne klare Dokumentation oder einheitliche Standards. Das führt dazu, dass Wartung und Weiterentwicklung immer schwieriger und kostspieliger werden. 

• Integrationsprobleme: Altsysteme sind oft nicht kompatibel mit modernen Anwendungen, Cloud-Technologien oder API-Schnittstellen. Dies erschwert Automatisierungen und den Datenaustausch zwischen Systemen, was zu ineffizienten Prozessen im täglichen Betrieb führt.

• Eingeschränkte Datenanalyse und Datenverlust: Veraltete Technologien und Architekturen in Altsystemen speichern Daten oft in isolierten Strukturen, was die Extraktion für moderne Analysemethoden wie Data Science oder KI erschwert. Dies behindert die effektive Nutzung von Unternehmensdaten für Erkenntnisse und Innovationen. Darüber hinaus besteht gerade bei der Ablösung von Legacy Anwendungen ein hohes Risiko für Datenverlust, da neue Datenmodelle oft nicht mit den alten kompatibel sind. 

• Mangelndes qualifiziertes Personal: Für Wartung und Support veralteter Software stehen oft nicht genügend qualifizierte Fachkräfte zur Verfügung. 

• Komplexität: Die Integration von Legacy Systemen in moderne IT-Umgebungen führt häufig zu komplizierten Workarounds und erhöhtem Verwaltungsaufwand. 

6 | Der erste Schritt: Wo steht mein Unternehmen und wie gehe ich vor?

Egal, ob Sie in Ihrem Unternehmen großflächig Software einsetzen oder selbst Software entwickeln: Früher oder später werden Sie sich mit der Modernisierung Ihrer Legacy Systeme auseinandersetzen müssen.  

Doch wo stehen Sie aktuell?  

Mit diesen vier Phasen können Sie schnell herausfinden, in welcher Situation sich Ihr Unternehmen befindet – und welche Schritte als Nächstes anstehen. 

Phase 1: Bedarf noch nicht erkannt 

Sie haben sich bisher nicht mit der Modernisierung Ihrer Legacy Systeme beschäftigt? Prüfen Sie zunächst anhand der Checkliste unter Punkt 2, ob Ihre IT von Legacy Software betroffen ist. Sprechen Sie mit den Stakeholdern, die täglich mit dem System arbeiten, und identifizieren Sie deren größte Herausforderungen. So gewinnen Sie schnell einen Überblick über die dringendsten Baustellen. 

Phase 2: Bedarf erkannt, aber noch keine Maßnahmen 

Sie wissen, dass Modernisierungsbedarf besteht und ein neues System nötig ist? Jetzt sollten Sie analysieren, wo Ihr System aktuell steht und welche Ursachen den Bedarf ausgelöst haben. Von zentraler Bedeutung ist dabei der Zustand des Legacy Codes: Ist er noch wartbar? Gibt es klare Dokumentationen? Sind kritische Sicherheitslücken vorhanden? Eine gründliche Analyse hilft Ihnen, Legacy Code und Legacy Anwendungen im Detail zu identifizieren und die richtigen Prioritäten zu setzen.

Phase 3: Analyse abgeschlossen, Ziele noch offen 

Ihr Ist-Stand ist analysiert? Nun gilt es, konkrete Ziele zu definieren und eine klare Strategie zu entwickeln. Leiten Sie aus Ihren Erkenntnissen ab, welche Maßnahmen notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen. Dabei sollten Sie auch den Aufwand und die benötigten Ressourcen einkalkulieren. 

Phase 4: Strategie definiert, Umsetzung beginnt 

Sie haben Ihre Ziele klar formuliert und eine Modernisierungsstrategie aufgestellt? Jetzt beginnt die Umsetzung. Wichtig ist: Konzentrieren Sie sich auf Maßnahmen, die Ihre Ziele direkt unterstützen. Vermeiden Sie unnötige Anpassungen, die Sie vom Wesentlichen ablenken – sonst riskieren Sie, dass das Projekt verschleppt wird. 

Fazit: Egal, in welcher Phase Sie sich befinden – eine strukturierte Vorgehensweise ist der Schlüssel, um Ihre Legacy Systeme erfolgreich zu modernisieren. Interactive tools unterstützt Sie mit bewährten Strategien und innovativen Ansätzen bei jedem Schritt zum neuen System.  

7 | Fallbeispiel CMS-Wechsel: Das sind die Vorteile

Viele Unternehmen stoßen mit ihren bestehenden CMS-Lösungen an Grenzen, wenn es um Personalisierung, nahtlose Nutzererfahrungen und die Integration verschiedener digitaler Touchpoints geht.  

Ein CMS-Wechsel bietet dann die Möglichkeit, das betroffene Legacy CMS abzulösen und ein neues System mit zahlreichen Vorteilen aufzusetzen:

• Effizienzsteigerung: Reduzierte Betriebskosten und effizientere Prozesse durch zentralisierte Verwaltung von Inhalten und Workflows. 

• Personalisierung: Maßgeschneiderte Inhalte für individuelle Nutzerbedürfnisse dank intelligenter Personalisierungsfunktionen. 

• Omnichannel-Bereitstellung: Nahtlose Bereitstellung von Inhalten auf allen Kanälen und Geräten – vom Desktop bis zur App. 

• Systemintegration: Verknüpfung mit CRM, Marketing-Automation-Tools und weiteren Anwendungen für ein vernetztes digitales Ökosystem. 

• Skalierbarkeit: Die flexible Architektur ermöglicht es Unternehmen, mit dem Wachstum Schritt zu halten, neue Funktionen einfach zu integrieren und große Mengen an Daten effizient zu verwalten.

• API-first Architektur: Ermöglicht die einfache Integration externer Systeme und die Bereitstellung von Inhalten für verschiedene Kanäle. 

• Cloud-Fähigkeit: Cloud-basierte Lösungen sorgen für vereinfachte Wartung und ermöglichen schnelles Skalieren bei wachsendem Bedarf. 

• Analytik und Optimierung: Integrierte Analyse-Tools unterstützen datengestützte Entscheidungen und optimieren das Nutzererlebnis. 

• Wettbewerbsvorteil: Schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und innovative Kundenerlebnisse steigern die Wettbewerbsfähigkeit. 

Die Vorteile eines neuen Systems liegen auf der Hand: Sie können in einem Zuge das Legacy-Problem lösen und gleichzeitig eine integrative und hochflexible Plattform schaffen, die erhebliche Vorteile in Bezug auf Kundenzufriedenheit, betriebliche Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit bietet. 

8 | Wie unterstützt interactive tools bei der Modernisierung von Legacy Software?

Egal, in welcher Phase der Modernisierung Sie stehen – unser Team mit Expert*innen aus Software-Entwicklung, Strategieberatung und Kreation begleitet Sie bei der Entwicklung zukunftssicherer, flexibler und skalierbarer digitaler Landschaften.  

Mit jahrzehntelanger Erfahrung bei der technischen Entwicklung und kreativen Gestaltung komplexer digitaler Plattformen garantieren wir eine reibungslose, agile Zusammenarbeit und hervorragende Ergebnisse. 

Unsere Kunden im Bereich IT-Modernisierung:

Unsere Zusammenarbeit richtet sich stets nach Ihren Bedürfnissen: 

• Ganzheitliche Entwicklung: Sie benötigen ein neues System für das Content Management? Oder suchen einen Partner für ein komplexes Website-Projekt mit Marketing Automation, KI-Integration, neuem Design und SEO? Unser 100-köpfiges Team mit Experten aus verschiedenen Gewerken plant und entwickelt Webseiten und digitale Angebote, die Ihre Zielgruppen begeistern.  

• Gemeinsame Umsetzung und Wissensvermittlung: Wir arbeiten Seite an Seite mit Ihrem Team, geben hilfreichen Input und stellen sicher, dass alle Maßnahmen optimal umgesetzt werden. Natürlich geben wir Ihnen unsere Methoden an die Hand, damit Sie diese selbstständig anwenden können. 

• Langjährige Erfahrung mit vielfältigen Kundenprojekten: Mit interactive tools an Ihrer Seite profitieren Sie von einem erfahrenen Partner, der Ihnen dabei hilft, Ihre Legacy Systeme effizient und nachhaltig zu modernisieren – individuell abgestimmt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens. 

9 | Wrap up: Nutzen Sie die Erneuerung der IT-Systeme als Chance!

Meistern Sie zwei Herausforderungen in einem strategischen Schritt: Mit dem Umstieg auf ein neues Content Management System erhalten Sie die Möglichkeit, risikoreiche Legacy Software abzulösen und gleichzeitig eine sichere, flexible und integrative digitale Landschaft mit zahlreichen positiven Eigenschaften aufzubauen.

Kurz: Die Ablösung des Altsystems schafft nicht nur die technische Basis für resiliente, nutzerzentrierte digitale Landschaften, sondern ist auch eine Investition in Unternehmenswachstum und langfristige Wettbewerbsfähigkeit. 

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