Agile Methoden: Vorteile und Prinzipien

Was ist Scrum?

Scrum ist eine agile Methode, ein Framework des Projektmanagements.
Scrum besteht aus wenigen Regeln, die vier Ereignisse, drei Artefakte und drei Rollen beschreiben.
Ziel ist eine rasche und ressourcenschonende Entwicklung hochwertiger (digitaler) Produkte.

Ereignisse: Sprint-Planung, Daily Scrum, Sprint-Review, Sprint-Retrospektive
Artefakte: Produkt-Backlog, Sprint-Backlog, Inkrement
Rollen: Product Owner, Scrum Master, Scrum-Team

Was ist Kanban?

Kanban ist eine agile Methode des Projektmanagements.
Kanban, ursprünglich eine Methode zur flexiblen Steuerung von Produktionsprozessen in der Automobilindustrie, manifestiert sich in vielen Anwendungsentwicklungsprojekten als Kanban-Board: Einer Visualisierung aller Prozesse eines Projekt. Ziel von Kanban ist die Reduzierung von Kosten und Ressourcen um die Wertschöpfung eines Produktes/Services zu optimieren. Kanban-Pionier David J. Anderson unterscheidet vier Kanban-Grundprinzipien:

1. Mit dem beginnen, was jetzt ist
2. Inkrementelle, evolutionäre Veränderungen anstreben
3. Aktuelle Prozesse/Rollen/Verantwortlichkeiten berücksichtigen
4. Führungsverantwortung auf allen Ebenen anspornen

Weitere agile Methoden

Wir nutzen verschiedene Techniken je nach Projekt. Außerhalb des Scrum- oder Kanban-Methodenkoffers nutzen wir verschiedene Formate um besser miteinander arbeiten zu können. Diese Formate sorgen für mehr Empathie, Achtsamkeit und Rücksicht in komplexen Projekten. Teilweise entwickeln wir auch unsere eigenen Methoden.

Hier mehr über unsere eigenen Methoden erfahren:

Icke-Zettel Wertschätzendes Feedback Empathisches Stand-up

Die Vorteile agiler Methoden auf einen Blick

Nach unserer Erfahrung ergeben sich für Kunden durch agiles Vorgehen folgende wesentlichen Vorteile:

• Schneller Projektstart 
  da zu dessen Beginn nicht alle Details bereits festgelegt und entschieden sein müssen.

• Direkter Einfluss auf den Projektverlauf
  durch die Teilnahme an Meetings, Usability-Tests, Sprint-Planungen und persönliche Abnahme von Sprint-Ergebnissen.

• Effektivere Arbeitsabläufe
• Hohe Flexibilität
  gegenüber geänderten Wettbewerbsanforderungen, Kunden- und Nutzerbedürfnissen.
• Fehler werden früh erkannt
  und behoben
• Effektive Ergebnisse
  die auf Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten sind.
• Schnelle Ergebnisse
  und geringe Zeit bis zur Markteinführung (Time-to-Market) 

Die genannten Punkte führen dazu, dass agile Projekte oftmals am besten zum Ziel führen. Denn unsere Kunden erhalten die Möglichkeiten, ihr digitales Projekt mitzugestalten, zu testen und zu verändern. Vor allem aber verschaffen wir ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil: Wir starten unsere Projekte zügig, setzen sie effizient um und entwickeln mit ihnen gemeinsam digitale Produkte, die Nutzer wirklich brauchen. 

1. Menschen vor Prozessen und Werkzeugen: Das Wissen der Mitarbeiter nutzen

Lange Prozessketten, zum Beispiel Freigabe- und Genehmigungsprozesse beim Einkauf von Material und Dienstleistungen, sind in vielen Unternehmen verbreitet. Auf Budgetrunden der Fachbereiche folgen oft langwierige Ausschreibungen, Entscheidungen erfolgen oft über mehrere Hierarchieebenen. Die Spielregeln solcher Prozessketten lassen kaum Spielräume zu, die Bewertungskriterien für den Einkauf von Büromaterial unterscheiden sich oft nicht von dem Einkauf komplexer Software- und Beratungsleistungen und nehmen unserer Erfahrung nach die Geschwindigkeit aus Digital-Projekten. Darüber hinaus ist nicht sichergestellt, dass am Ende die bestmögliche Lösung für das Unternehmen herauskommt. Entscheider und Gatekeeper – das Management oder der zentrale Einkauf – haben oft nicht die Hintergründe, um diese Angebote zu bewerten.

Agile Methoden in Unternehmen: Abkehr von starren Prozessen

Agil arbeitende Unternehmen sind hier vor allem deswegen schneller, weil sie davon ausgehen, dass die Mitarbeiter in den Fachbereichen am besten verstehen, was sie brauchen und ihre Mitarbeiter ermutigen sich aktiv einzubringen. Zwar gibt es auch in agilen Unternehmen Hierarchieebenen, Budgets und Entscheider, diese können aber freier und losgelöster von starren Prozessen agieren und stimmen sich oft im direkten Austausch miteinander ab.

Teil unseres agilen Teams werden!

Das heißt für uns im Alltag, dass jedes Teammitglied Veränderungen anstoßen kann, wenn ea denkt, dass wir als Unternehmen, die Kunden oder das jeweilige Projekt davon profitieren. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter spricht direkt mit denjenigen, die von der Veränderung betroffen wären, holt sich deren Feedback und kann mit dem abgestimmten Vorschlag auf die Geschäftsführung zugehen bzw. diese den Kunden vorstellen. Wichtig hierbei sind regelmäßige Abstimmungen auf Team- oder Unternehmensebene bzw. zwischen dem Projektteam und den Kunden. Hierbei wird jedes Teammitglied explizit befragt, ob es aus seiner Sicht etwas gibt, was man noch besser machen könnte und wie das weitere Vorgehen aussehen sollte.

2. Reagieren auf Veränderungen: Mehr als das Befolgen eines Plans

Im herkömmlichen "Wasserfallmodell" erfolgt die Projektarbeit in aufeinanderfolgenden Phasen. Wenn die eine Phase abgeschlossen ist, folgt die nächste, in die die Ergebnisse der vorherigen Phase einfließen. Bei dieser Methode planen die Verantwortlichen im Vorfeld alle Handgriffe, Meilensteine und Projektschritte – vom Start bis zum Launch. Jeder einzelne Aspekt des Projektes wird beleuchtet, analysiert und wie in einem Lastenheft ein Festpreis zugeschrieben. Dieses Vorgehen bedeutet, dass sich der Projektstart verzögert, weil zunächst ein komplexer Plan detailliert aus- und schließlich Punkt für Punkt abgearbeitet wird.

Was aber passiert, wenn im Laufe des Projektes neue Erkenntnisse oder unerwartete Probleme auftreten? An dieser Stelle macht das „Wasserfallmodell“ das Reagieren auf Veränderungen schwer. Einen einmal entworfenen Projektplan anzupassen, kostet Zeit und Geld. Da die nächste Phase erst dann starten kann, wenn die vorherige beendet ist, nimmt auch das strikte Abarbeiten der einzelnen Phase unnötig Zeit in Anspruch. Hinzu kommen eventuelle Urlaubs- und Krankheitstage. Im schlimmsten Fall kommt es derart zu Verzögerungen, dass das Produkt der Wettbewerbssituation nicht gerecht wird und entscheidende technische Neuerungen nicht mehr berücksichtigt werden können.

Agiles vs. klassisches Projektmanagement

Agile Methoden wie Scrum, Kanban, Design Thinking und Co. sind ein Gegenentwurf zum klassischen Projektmanagement. Statt allzu detaillgenauer Planung nutzen wir klare Ziele und Leitlinien, um schneller zu starten und im Entwicklungsprozess sowohl auf Veränderungen als auch neue Erkenntnisse flexibel zu reagieren. Daher setzen wir bei agilen Projekten auf kurze, überschaubare Arbeitspakete ("Sprints") und einen regelmäßigen und kurzen Austausch zum Projektfortschritt ("Daily").

Alle neuen Aufgaben notieren wir in einem "Backlog" und die aktuellen Aufgaben im sogenannten "Sprint Backlog". So können sich die einzelnen Teams selbst einteilen, wie sie am besten diese Backlogs abarbeiten. Statt starrer Pläne und vorgegebener Abläufe sorgt die Freiheit des Teams, sich selbst zu organisieren, für mehr Effizienz. In diesen Prozess ist der Kunde transparent eingebunden, er kann Einfluss auf die Priorisierung der Aufgaben nehmen oder bei Sprint-Meetings neue Anforderungen eingeben.

Durch diese Freiheit tragen das Projektteam und seine Mitglieder die Verantwortung für ihr Vorgehen und übernehmen die detaillierte Planung. Da manche Punkte erst während der Umsetzung geklärt werden können, eignet sich die agile Vorgehensweise besonders für komplexe Projekte. Denn die Abarbeitung erfolgt in kleinen Teilschritten. So können wir auf offensichtliche und notwendige Korrekturen, die man bei Projektbeginn noch nicht ahnt, schnell und flexibel reagieren. Auch die Berücksichtigung kurzfristiger Veränderungen im Wettbewerb stellen somit kein Problem dar. So entwickeln wir ein Produkt, das auf die Wettbewerbssituation, die Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten ist. 

3. Zusammenarbeit mit dem Kunden: Mehr als Vertragshandlung

Wie aber gestaltet man das Vertragswerk für ein agiles Projekt? Beim herkömmlichen Vorgehen bepreist der Dienstleister ein Lastenheft und das darin definierte Werk. Treten Veränderungen im Projektverlauf auf oder passt die ursprüngliche Definition nicht zu den Erfordernissen für das Projekt, wird ein Prozess von sogenannten Change-Requests in Gang gesetzt. Diese sorgen oft für Stopper im Projekt und verursachen mehr Kommunikationsaufwände.

Für agile Projekte haben sich unserer Erfahrung nach die Verwendung agiler Budgets – auch oft als agiler Festpreis bezeichnet -  bewährt. Dazu wird in einer Initialisierungsphase über Workshops gemeinsam der Umfang (Scope) des Projekts erstmalig definiert und ein Prototyp erarbeitet. Der Dienstleister gibt einen Erwartungskorridor an, es wird gemeinsam wird eine Budgetgrenze, ein grober Projektplan und zu erbringende Projektabschnitte (Deliverables) definiert. Nachdem die groben Anforderungen stehen, findet die Feinspezifizierung und Priorisierung der Aufgaben im Projekt statt.

Der Kunde ist Teil des Teams

Agile Methoden schaffen Transparenz nach außen und nach innen. Wir machen die einzelnen Aufgaben und Prozessabläufe dem Kunden gegenüber sichtbar, z.B. über ein gemeinsames Ticketssytem. Der Kunde hat zudem die Möglichkeit, an regelmäßigen Austausch- und Zusammenarbeitsformaten – wie Stand-ups, Prototyping und Reviews – teilzunehmen. Auf diese Weise integrieren wir den Kunden in unser Team, er erhält Einsicht in die Entwicklungsstände, kann Zwischenergebnisse abnehmen und neuen Input liefern.