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Was macht eigentlich das Projektmanagement Office bei interactive tools?

Anna und Anja arbeiten im Projektmanagement Office von interactive tools.
Dabei haben sie die laufenden Projekte im Blick, planen Ressourcen und gleichen Projektstandards aneinander an. Im Gespräch erzählen sie uns, wie ihr Alltag bei interactive tools so aussieht und was sie in der Zusammenarbeit mit Kund*innen und den Projektteams gelernt haben. 

Ihr gehört zum “Projektmanagement Office”. Was genau macht ihr eigentlich bei interactive tools?

Anja: "Wir vom Projektmanagement Office (PMO) sind eine Art zentrale Stabsstelle in unserer Agentur, bei der wir schauen, dass die Projekte gut laufen und dort alles im Lot ist. Wir gucken also, dass die Projektteams alles im Griff haben, der Informationsfluss so stattfindet wie er soll und die Zahlen stimmen. Dabei unterstützen wir die Projektmanager*innen und Product Owner* in ihrer täglichen Arbeit und sorgen für Austausch untereinander. "

Anna: "Wenn mich jemand privat fragt, finde ich es auch immer ein bisschen schwierig zu erklären. Ich nutze da gerne eine Metapher: Wir bei interactive tools arbeiten ja auf Inseln (also unseren Projekten) und wir vom PMO sind quasi ein Boot oder Flugzeug, das schnell von Insel zu Insel fahren kann. Wir haben also einen Überblick über die Projekte und können überall reinhorchen, auch wenn wir nicht so tief im Detail drin stecken. Wir gehen dann Themen wie die Kapazitäts- oder Kostenplanung an, weil wir eben einen übergreifenden Blick haben."  

„Wir werfen gerne kleine Hilfspakete auf die einzelnen Inseln ab - wir wollen nämlich helfen. Wir wollen nicht kontrollieren oder Projekten und Kolleg*innen irgendetwas überstülpen, sondern tatsächlichen Support leisten. “Anja, Projektmanagement Office bei interactive tools

Ihr seid also richtige Organisationstalente! Kanntet ihr diese Art der Rolle vorher schon oder wie seid ihr zu dem Beruf gekommen?

Anja: "Ja, ich kannte die Rolle bereits. In dem Unternehmen, in dem ich vorher war, habe ich das PMO quasi aufgebaut. Daher kannte ich diesen übergreifenden Blick schon, das Leitplanken setzen und Tools an die Hand geben."  

Anna: "Ich habe mich eigentlich als Projektmanagerin bei interactive tools beworben. Als ich damals erzählt habe, was ich gerne machen möchte und worin meine Stärken liegen, wurde mir die Stelle im PMO vorgestellt. Die war damals noch garnicht ausgeschrieben. Ich fand es richtig toll, dass interactive tools so offen ist und gemeinsam geschaut wird, was am Besten zu einem passt." 

Was begeistert euch denn am meisten an diesem Beruf?

Anna: "Die Abwechslung! Wir haben so viele verschiedene Themen auf unserer Agenda. Es ploppen ständig neue Themen auf und immer, wenn wir im Team zusammenkommen, sprudeln neue Ideen hoch. Das finde ich total schön, weil ich tatsächlich selten weiß, was ich nächste Woche mache. Man muss also flexibel sein."  

Anja: "Bei mir ist es die Suche nach möglichen Optimierungen und die Chance, diese dann auch umzusetzen. Was könnte besser laufen? Warum machen die das in dem Projekt so und so? Damit setze ich mich total gern auseinander und schaue was optimiert werden könnte. Dafür versuche ich Lösungen zu finden und den Leuten zu zeigen, wie sie das in Zukunft nutzen können."

Wow, das klingt sehr spannend! Wir arbeiten ja agil und selbstbestimmt. Wie zeigt sich das in eurem Berufsalltag?

Anja: "Ja, wir arbeiten auch agil im Team. Also nicht nur die Projektteams an sich, sondern wir im PMO auch. Wir haben unsere Regeltermine und auch Sprints, in denen wir uns Themen und Aufgaben vornehmen. Danach schauen wir auf die umgesetzten Themen und machen eine Art Review."  

Anna: "Genau. Trotzdem sind wir nicht so strikt was einen Sprint angeht. Wenn wir zum Beispiel merken, da kommt ungeplant ein total präsentes Thema auf, dann nehmen wir das natürlich auch mit rein. Auch wenn wir versuchen uns auf bestimmte Themen zu fokussieren, bleiben wir flexibel und schauen situativ."  

Anja ergänzt: "Zusätzlich haben wir aber auch wiederkehrende und routinierte Themen, also sowas wie Stundenlisten checken, schauen, dass alle Rechnungen gestellt werden, Kapazitätsplanungen zum Monatsende und so weiter."  

Was war eure größte Herausforderung im PMO?

Anja: "Also Herausforderungen haben wir täglich. Mal mehr, mal weniger. Mal kleiner, mal größer. Aber so richtige Herausforderungen … puh.  
Vielleicht technische Neueinführungen oder Umstiege. Die sind immer ein bisschen aufwändiger, da wir dort Pro und Contra’s abwägen und vor allem die Leute, die diese nutzen werden, mit abholen müssen. Das ist eine kontinuierliche Arbeit, die Teams immer wieder mitzunehmen, ihnen zu helfen und sie zu begeistern. Und dafür zu sorgen, dass solche Veränderungen positiv angenommen werden, ist manchmal eine Herausforderung."  

Anna: "Ich finde man braucht viel Menschenverständnis, weil jede*r (wie Anja auch schon angedeutet hat) Neuerungen oder Änderungen unterschiedlich aufnimmt. Das ist viel kommunikative Arbeit, zu überlegen, wie wir auf die Menschen in unserer Agentur zugehen. An dieser Aufgabe auch zu wachsen und zu überlegen: Was zieht das und jenes denn eigentlich alles nach sich? Mit wem muss ich reden, was muss ich alles bedenken? Genau das finde ich manchmal herausfordernd, da so den roten Faden zu finden."  

„Ich versuche von Anfang an, alle an einen Tisch zu holen und zusammen zu versuchen, eine Lösung für alle Parteien zu finden.“Anna, Projektmanagement Office bei interactive tools

Gibt es denn bei euch Dinge, die ihr in der Zusammenarbeit mit Kund*innen oder den Projektteams lernen konntet?

Anna: "Durch meinen Job im PMO habe ich permanent mit vielen verschiedenen Menschen aus unterschiedlichen Gewerken zu tun - sei es bei der Abstimmung von Kapazitäten oder im Austausch mit den Projektteams. Dadurch habe ich ein Feingefühl für verschiedenste Persönlichkeiten entwickelt, versetze mich in deren Situationen hinein und versuche gemeinsam Lösungen zu finden. Das kann teilweise sehr herausfordernd sein. Es ist zugleich aber auch sehr spannend und hilft mir in allen Bereichen meines Lebens weiter."

Anja: "Neben meiner Tätigkeit im Projektmanagement Office, bin ich auch noch in einem Projekt als Projektmanagerin bei interactive tools tätig. Und da lerne ich gerade viel über die konkrete, agile Arbeitsweise. Ich habe vor einiger Zeit eine Zertifizierung zur Scrum Masterin gemacht und das, was ich dort theoretisch gelernt habe, in der Praxis anzuwenden - Das ist nochmal was ganz anderes." 

„Ich mag es total gerne, wenn Leute glücklich sind.“Anna, Projektmanagement Office

Habt ihr denn ein schönstes Erlebnis bei interactive tools?

Anja: "Ja, tatsächlich positiv und herausfordernd zugleich. Nämlich die neue Art des Arbeitens. Das Hybride und die teilweise notgedrungene Umstellung auf komplette remote Zusammenarbeit. Zum Beispiel auch in Workshops. Das finde ich total gut, dass das so einen schnellen Wandel vollzogen hat und wir den auch so toll gemeistert haben – auch wenn der Anlass durch Corona vielleicht ein negativer war." 

Anna: "Es macht mich glücklich, wenn ich sehe, das andere Leute glücklich sind. Zuletzt hatte ich ein richtig tolles Erlebnis bei unserem Teamtag. Dort sind wir alle live zusammengekommen, haben zusammen gearbeitet und im Anschluss gemeinsam noch was unternommen. Die positive Energie und gute Laune, die dabei herrschte, ist mir total im Kopf geblieben." 

Vielen Dank für das schöne Gespräch, ihr Zwei! 

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Jessica Rademacher

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